Vad ska vara annorlunda efter konferensen?

Det finns en fråga som vi alltid ställer när vi börjar prata med företag om en konferens. Den är enkel men skapar eftertanke och en känsla av att vilja framåt.

“Vad ska egentligen vara annorlunda efter konferensen?”

När planeringen av en konferens börjar handlar samtalen ofta om helt andra saker. Vilken lokal passar bäst? Hur många ska delta? Ska vi ha en extern talare? Hur ska programmet se ut? Ska vi lägga in någon aktivitet mellan passen? Och så småningom kommer frågan om budget och vad en konferens faktiskt kostar. Paketerat, klart, färdigt.

Allt det där är självklarheter och grunden för en genomförbar konferens, men om man börjar där är det lätt att missa det som egentligen avgör om konferensen gör någon skillnad eller inte. För innan man börjar diskutera format, upplägg eller aktiviteter behöver man veta varför man samlas överhuvudtaget. Det är där frågan kommer in som gör hela skillnaden: Vad ska faktiskt vara annorlunda efter konferensen?

Varför många konferenser inte leder till verklig förändring

Om svaret på den frågan är otydligt finns en risk att konferensen blir en bra dag tillsammans, kanske till och med två. Programmet fungerar, samtalen är trevliga och många åker hem med ny energi, men när vardagen tar vid igen händer ofta något bekant. Arbetet fortsätter ungefär som tidigare. Besluten som borde ha landat blev aldrig riktigt tydliga och det som sades i rummet får svårt att hitta sin plats i organisationens vardag. På det finns det inte heller någon uppföljning eller riktning åt vilket håll man ska gå. “Uppåt och framåt” absolut, men hur då?

Det är sällan för att människor inte vill förändra något. Oftare handlar det bara om att konferensen inte riktigt var designad för det.

Vad en konferens faktiskt ska åstadkomma

En konferens kan naturligtvis fylla många syften. Den kan handla om att samla organisationen, att dela kunskap eller att stärka relationerna mellan kollegor.

I många företag finns det dock även ett tydligare uppdrag i bakgrunden. Man behöver skapa samsyn kring vart man är på väg, prata igenom prioriteringar och även ibland fatta beslut som påverkar hur arbetet ska bedrivas framåt.

När det är ambitionen räcker det inte att bara samla människor i ett rum. Då behöver konferensen också ge förutsättningar för att något faktiskt ska landa.

Planera konferens: Börja i resultatet istället för i agendan

Istället för att först diskutera agenda brukar vi därför prata om resultatet. Om konferensen har varit riktigt lyckad, vad är det då som ser annorlunda ut när deltagarna kommer tillbaka till sina arbetsplatser?

Är det tydligare vilka prioriteringar som gäller framåt? Har vissa beslut fattats som tidigare dragits i långbänk? Har cheferna fått ett gemensamt språk för hur de ska leda sina team? Eller har organisationen fått en klarare bild av vad nästa steg faktiskt innebär i praktiken?

När man kan formulera det blir planeringen av själva konferensen mycket enklare. Då vet man vilka samtal som behöver få utrymme, vilka delar av programmet som ska skapa reflektion och vilka moment som faktiskt ska leda fram till beslut.

Det gör också att konferensen inte bara handlar om inspiration i stunden utan blir ett verktyg för framgång och hur ni ska ta er dit.

Tre frågor som visar om en konferens gjorde skillnad

Ett enkelt sätt att testa om en konferens har haft effekt är att ställa några frågor efteråt.

Vad gör vi annorlunda på måndag?
Vad ska följas upp de kommande veckorna?
Vem ansvarar för nästa steg?

Om svaren är tydliga finns det ofta en bra grund för att något verkligen ska hända efter att deltagarna lämnat rummet.

När upplevelsen förstärker innehållet på en konferens

Det betyder inte att alla konferenser behöver vara tunga eller formella. Tvärtom egentligen, för vem vill sitta i en konferens och gäspa sig igenom presentationer och långdragna tal? Energi, skratt och gemenskap är ofta viktiga delar av upplevelsen och när innehållet har en tydlig riktning får också de delarna en annan betydelse. De förstärker det man försöker åstadkomma istället för att bli själva huvudnumret. Kanske är det därför den där frågan är så användbar - vad ska egentligen vara annorlunda efter konferensen?

När man börjar där blir resten av planeringen ofta både enklare och mer meningsfull och det är också då en konferens kan bli något mer än ett avbrott i kalendern. Den kan bli ett tillfälle där organisationen faktiskt tar ett steg framåt.

Vanliga frågor om konferenser

• Vad är syftet med en konferens?

  Syftet med en konferens är ofta att skapa samsyn, diskutera prioriteringar och tydliggöra riktning i organisationen. När konferensen planeras med ett tydligt mål kan den bli ett verktyg för förändring, inte bara ett avbrott i kalendern.

• Vad är det vanligaste misstaget när man planerar en konferens?

  Det vanligaste misstaget är att börja planeringen med lokal, agenda eller aktiviteter istället för att definiera syftet. Om man inte vet vad konferensen ska förändra blir det svårt att skapa rätt innehåll.

• Hur vet man om en konferens har varit lyckad?

  En lyckad konferens leder till tydliga beslut eller förändrade arbetssätt. Deltagarna vet vad som ska göras annorlunda efteråt och vad som ska följas upp de kommande veckorna.

Kontakta Eventolution

Vill du prata mer om hur vi kan hjälpa er att planera er nästa konferens? Kontakta oss för ett förutsättningslöst möte nedan.