Hur planerar man en konferens för företag?
Att planera en konferens kan vid första anblick verka ganska enkelt. En lokal bokas, en agenda börjar ta form och deltagarna får en kalenderinbjudan. Ofta sker planeringen under ganska högt tempo där logistiken snabbt tar över. Någon ansvarar för lokalen, en annan för innehållet och snart handlar diskussionerna om menyer, transporter och teknik.
Men när man pratar med organisationer efter en konferens är det sällan logistiken som avgör hur den upplevdes. Den verkliga frågan brukar istället vara en annan: Vad blev egentligen annorlunda efteråt när vi kom tillbaka till kontoret?
Många konferenser skapar energi i stunden men lämnar organisationen ungefär där den var innan. Deltagarna har haft en trevlig dag tillsammans men när vardagen tar över fortsätter arbetet på samma sätt som tidigare. Det beror sällan på brist på ambition utan snarare om att planeringen började i fel ände.
Börja med syftet - inte platsen
När en konferens planeras börjar man ofta med frågor om plats och upplägg. Ska man resa iväg eller stanna i staden där kontoret ligger? Hur många dagar ska konferensen vara? Hur många deltagare ska bjudas in?
Det är bra frågor men de är egentligen rätt så sekundära.
Den viktigaste frågan är istället vad konferensen ska leda till. När organisationer planerar konferenser som verkligen gör skillnad börjar de nästan alltid med att formulera vad som ska vara annorlunda när deltagarna åker hem igen.
Det kan handla om att en ledningsgrupp behöver fatta beslut kring kommande prioriteringar. Det kan också handla om att organisationen behöver förstå en ny riktning eller att ett team behöver skapa samsyn kring hur arbetet ska utvecklas framåt. När målet är tydligt blir det också betydligt lättare att forma programmet.
När konferenser fastnar i information
Ett av de vanligaste mönstren i många konferenser är att programmet gradvis fylls med presentationer. Alla dessa Powerpoints! Varje avdelning verkar vilja dela sitt perspektiv och varje projekt behöver några minuter på scenen! Kan någon förklara varför när resultatet ofta blir en dag där deltagarna sitter stilla och lyssnar? Var är motivationen?
Information kan naturligtvis vara värdefull men om konferensen ska bidra till utveckling behöver deltagarna också få möjlighet att bearbeta innehållet tillsammans. Det är ofta i samtalen mellan människor som perspektiv fördjupas och nya idéer börjar ta form.
När konferenser upplevs som riktigt värdefulla beror det sällan på att deltagarna fått höra mer information än vanligt. Det beror oftare på att de fått möjlighet att tänka tillsammans kring frågor som annars inte riktigt får plats i vardagen. Under en konferens kan vi äntligen ta oss tid till utvärdering!
Struktur gör större skillnad än många tror
En konferens fungerar lite som en berättelse. Den behöver en början där deltagarna förstår varför de samlas, en mitt där olika perspektiv möts och frågor diskuteras, och ett slut där riktningen blir tydligare än innan.
När den strukturen saknas kan konferensen kännas alldeles platt. En presentation följs av en annan utan att deltagarna riktigt förstår hur de hänger ihop.
I konferenser som fungerar väl finns istället en tydlig röd tråd där varje programpunkt bidrar till nästa steg i samtalet. Deltagarna upplever då att konferensen faktiskt rör sig framåt.
Det som händer efter konferensen
Den kanske viktigaste delen av en konferens sker egentligen efteråt.
Om de insikter, beslut eller prioriteringar som uppstod under dagarna inte följs upp är det lätt att de försvinner i vardagens tempo. Organisationer som får verklig effekt av sina konferenser tänker därför redan i planeringsstadiet på vad som ska hända efteråt.
Hur ska beslut följas upp?
Hur ska insikter spridas i organisationen?
Och hur säkerställer man att riktningen som diskuterades faktiskt får konsekvenser i arbetet framåt?
När den delen finns med från början förändras ofta också själva konferensen. Samtalen blir mer konkreta och deltagarna känner att dagarna har ett tydligt syfte.
När kan det vara värdefullt att ta hjälp?
Många företag planerar sina konferenser internt och gör det mycket bra. Samtidigt händer det ibland att organisationer vill få in ett utifrånperspektiv i processen.
En extern partner kan bidra med struktur, erfarenhet från andra organisationer och ibland också en neutral roll i diskussionerna. I vissa projekt handlar det om att ta ansvar för hela konferensen, från idé till genomförande. I andra fall handlar det mer om att bidra med stöd i delar av processen.
Sammanfattning
Att planera en konferens handlar i grunden inte om logistik utan om riktning. När syftet är tydligt, programmet skapar utrymme för dialog och uppföljningen är genomtänkt ökar chansen att konferensen leder till något mer än bara en dag i kalendern.
Det är ofta där skillnaden ligger mellan konferenser som mest blir en trevlig samling och konferenser som faktiskt bidrar till utveckling i organisationen.
Vanliga frågor
-
Inte alltid. Många organisationer planerar konferenser själva, men i vissa projekt kan extern hjälp bidra med struktur och erfarenhet.
-
En till två dagar är vanligast, men längden bör alltid anpassas efter syftet med konferensen.
-
Många organisationer börjar planera sina konferenser tre till sex månader i förväg, särskilt om konferensen innebär resa eller övernattning.