Konferensaktiviteter för företag – idéer som skapar energi i gruppen

När företag börjar planera en konferens dyker ofta frågor om program, upplägg och innehåll upp ganska tidigt i processen. Vilka samtal vill vi ha tillsammans? Vad ska dagarna leda till? Och hur skapar vi en konferens som faktiskt känns engagerande för alla deltagare?

I vår guide om hur man planerar en konferens för företag går vi igenom hela processen från idé till genomförande. I det här inlägget tänkte vi istället gå igenom en mer praktisk fråga som kan dyka upp längs vägen: Vilka konferensaktiviteter fungerar egentligen i en grupp?

Många organisationer märker att det inte alltid är presentationerna som deltagarna minns efteråt. utan allt som oftast något annat.

Det kan vara samtalen under en gemensam aktivitet, skrattet när ett lag är först med att lösa en uppgift eller upplevelsen av att göra något helt annat än det man gör på kontoret som att köra fyrhjuling på Island, rida i bergen under Spaniens sol eller spela brännboll ute på Djurgården i Stockholm.

Konferensaktiviteter spelar därför en större roll än man ibland tror. De fungerar som ett avbrott från mötesrummet, men också som ett sätt att skapa relationer och energi i gruppen.

Det behöver dock inte betyda att aktiviteterna måste vara avancerade eller spektakulära så som de nämnda ovan. Ofta är det de enkla uppläggen där människor gör något tillsammans som fungerar bäst.

Varför konferensaktiviteter är viktiga

En konferens är ett av få tillfällen då många människor i en organisation samlas under en längre tid. I vardagen arbetar människor ofta i olika projekt, avdelningar eller team och tempot styrs av möten, deadlines och uppgifter, men under en konferens finns istället en möjlighet att stanna upp och mötas i ett annat tempo. Aktiviteter kan skapa utrymme för just detta.

När människor samarbetar kring något som inte direkt handlar om arbetet uppstår ofta andra typer av samtal. Kollegor lär känna varandra på ett nytt sätt och grupper kan upptäcka styrkor hos varandra som annars inte alltid märks i vardagen.

Just därför kan konferensaktiviteter bidra till något mer än bara underhållning. De kan stärka relationer och skapa en känsla av gemenskap i gruppen.

Aktiviteter som ofta fungerar i företagsgrupper

Det finns naturligtvis ett stort antal möjliga aktiviteter för konferenser. Samtidigt finns det vissa typer av upplägg som återkommer i många konferenser eftersom de fungerar i många olika grupper.

En vanlig typ av aktivitet är lagbaserade utmaningar där deltagarna behöver samarbeta för att lösa en uppgift. Det kan handla om problemlösning, kreativa uppdrag eller olika former av tävlingar där lag arbetar tillsammans mot ett gemensamt mål.

En annan typ av aktivitet som ofta uppskattas är gemensamma upplevelser. Det kan vara en matlagningsaktivitet, en guidad tur i staden där konferensen hålls eller en utomhusaktivitet där deltagarna får röra på sig tillsammans.

Det viktiga är sällan exakt vilken aktivitet man väljer, utan att den skapar ett sammanhang där människor möts på ett nytt sätt.

När aktiviteten blir en del av konferensens upplevelse

I vissa konferenser är aktiviteten mer än ett avbrott i programmet. Den blir istället en central del av upplevelsen.

Det kan till exempel vara en segling, en vandring eller en gemensam upplevelse kopplad till destinationen där konferensen hålls. När deltagarna delar en sådan upplevelse skapas ofta minnen som lever kvar länge efteråt.

Just den typen av upplevelser är också något många deltagare minns när de i efterhand tänker tillbaka på konferensen.

Balansen mellan arbete och upplevelse

En konferens handlar sällan bara om aktiviteter. Samtidigt handlar den inte heller bara om möten.

När upplägget fungerar som bäst finns en balans mellan arbete och upplevelse. Deltagarna får tid att diskutera viktiga frågor och arbeta tillsammans, men också utrymme att umgås och samla ny energi och det är ofta just kombinationen av dessa delar som gör att en konferens känns både meningsfull och minnesvärd.

Vanliga frågor om konferensaktiviteter

• När under konferensen bör aktiviteter ske?

  Många konferenser lägger aktiviteter på eftermiddagen eller kvällen. Då fungerar de ofta som en naturlig övergång från dagens arbete till mer sociala delar av konferensen.

• Hur väljer man rätt aktivitet för en grupp?

  Det viktigaste är ofta att aktiviteten passar gruppens storlek och dynamik. En aktivitet som fungerar i en mindre grupp kan upplevas helt annorlunda i en organisation med många deltagare.

• Behöver alla konferensaktiviteter vara teambuilding?

  Inte nödvändigtvis. I vissa konferenser räcker det att skapa ett sammanhang där människor gör något tillsammans och lär känna varandra bättre.

• Hur lång bör en konferensaktivitet vara?

  Många aktiviteter fungerar bäst när de tar mellan en och tre timmar. Det ger tillräckligt med tid för deltagarna att komma in i aktiviteten utan att den tar över hela konferensdagen.