Konferens utomlands för företag – vad ska man tänka på?
Att resa iväg tillsammans med teamet är något många företag funderar på när de planerar en konferens. En konferens utomlands kan skapa en helt annan känsla än när mötet hålls i ett konferensrum nära kontoret.
När människor lämnar vardagen bakom sig händer ofta något med samtalen. Tempot förändras, perspektiven blir bredare och frågor som annars hamnar längst ned i kalendern får plötsligt mer utrymme.
En konferensresa kan därför vara ett sätt att både arbeta med viktiga frågor och samtidigt skapa en starkare gemenskap i organisationen. Samtidigt innebär en konferens utomlands också fler beslut och mer planering än en konferens på hemmaplan och det finns flera fallgropar som vi inte vill hamna i.
Vad innebär en konferens utomlands?
En konferens utomlands innebär att ett företag samlar medarbetare, ledning eller team på en destination utanför Sverige för att arbeta med möten, workshops eller strategiska frågor under en eller flera dagar.
Ofta kombineras arbetet med gemensamma aktiviteter och upplevelser som gör att gruppen kan mötas i ett annat sammanhang än den vanliga arbetsmiljön.
För många organisationer är just den kombinationen en viktig anledning till att konferensresor blivit ett populärt sätt att samla teamet.
Varför många företag väljer konferenser utomlands
En konferensresa handlar ofta om mer än själva mötet.
Miljöombytet i sig kan skapa inspiration och nya perspektiv. När människor befinner sig på en ny plats påverkas ofta både energin och dynamiken i gruppen och det märks inte minst i samtalen mellan programpunkterna. Diskussioner fortsätter över middagar, promenader eller under en kopp kaffe på hotellets terrass.
För många organisationer blir konferensresan därför ett tillfälle att både arbeta med viktiga frågor och samtidigt stärka relationerna i teamet.
Balansen mellan arbete och upplevelse
En fråga som nästan alltid dyker upp när företag planerar en konferensresa är hur tiden ska fördelas mellan arbete och upplevelser. Om programmet fylls helt av möten riskerar resan att kännas som en vanlig arbetsdag i en ny miljö. Samtidigt behöver det finnas ett tydligt syfte med dagarna.
De konferensresor som fungerar bäst hittar ofta en balans mellan dessa delar. Dagarna innehåller strukturerade möten eller workshops där organisationen arbetar med viktiga frågor, men också tid där deltagarna kan uppleva destinationen tillsammans.
Det är ofta just kombinationen som gör att konferenser utomlands upplevs som särskilt minnesvärda.
Många konferenser innehåller också gemensamma aktiviteter som hjälper gruppen att mötas på ett annat sätt. I artikeln Konferensaktiviteter för företag – idéer som skapar energi i gruppen finns fler exempel på hur sådana moment kan se ut.
Planeringen börjar tidigare än många tror
När en konferens ska genomföras utomlands behöver planeringen ofta börja tidigare än för en konferens i Sverige. Flyg, hotell, möteslokaler, transporter och aktiviteter behöver fungera tillsammans. För större grupper krävs det ibland bokningar långt i förväg för att säkerställa att alla delar finns tillgängliga och att tillgängliga datum kan matchas.
Många företag underskattar också hur mycket logistik som finns runt själva konferensresan. Flygtider, transfer, incheckning och program behöver fungera i ett sammanhängande flöde.
Om en del av resan drar ut på tiden påverkar det snabbt hela upplägget. Det räcker att en transfer tar längre tid än planerat för att nästa punkt i agendan ska börja glida.
Därför blir helheten ofta viktigare än de enskilda delarna.
För organisationer som planerar en konferens för första gången kan det också vara värdefullt att börja i frågan om syfte och struktur. I artikeln Hur planerar man en konferens för företag går vi igenom hur många organisationer brukar tänka kring just den delen.
Vanliga destinationer för konferenser utomlands
När företag planerar konferensresor väljer många destinationer där restiden är relativt kort men miljön ändå skiljer sig från vardagen.
Städer och destinationer runt Medelhavet är därför vanliga val eftersom de ofta erbjuder bra konferenshotell, behagligt klimat och möjligheter till upplevelser utanför mötesrummen men det betyder inte att platsen i sig är det viktigaste.
Det som ofta avgör om en konferensresa fungerar är hur väl destinationen stödjer syftet med dagarna och hur enkelt det är att skapa ett program där arbete och upplevelser fungerar tillsammans.
Syftet med konferensen är fortfarande det viktigaste
När företag planerar en konferens utomlands är det lätt att fastna i frågor om destination, hotell eller aktiviteter, men i grunden är frågan densamma som vid alla konferenser:
Vad ska organisationen få ut av dagarna tillsammans?
Är syftet att arbeta med strategiska frågor, stärka samarbetet i teamet eller samla organisationen kring nya prioriteringar?
När syftet är tydligt blir det också enklare att skapa ett program som fungerar i den miljö man valt.
När konferensresor fungerar som bäst
De konferensresor som upplevs mest lyckade har ofta några saker gemensamt.
Det finns en tydlig tanke bakom varför organisationen samlas just där. Programmet har en struktur som gör att deltagarna förstår syftet med dagarna, men samtidigt finns utrymme för spontana samtal och upplevelser tillsammans.
När människor delar upplevelser utanför vardagen uppstår ofta en känsla av gemenskap som kan vara svår att skapa i en vanlig arbetsvecka. Den känslan följer ofta med tillbaka till arbetsplatsen långt efter att konferensresan är över.
Vanliga frågor om konferenser utomlands
-
De flesta konferensresor ligger mellan två och fyra dagar. Det ger tillräckligt med tid för både arbete och gemensamma upplevelser utan att resan blir för lång.
-
Många företag väljer destinationer i Europa där restiden är relativt kort men miljön ändå känns annorlunda från vardagen.
-
Många företag börjar planera sina konferensresor sex till tolv månader i förväg, särskilt om gruppen är större eller resan sker under perioder med hög efterfrågan.
-
Inte nödvändigtvis. Kostnaden beror på destination, antal dagar och upplägg. I vissa fall kan konferenser utomlands ha en kostnadsbild som inte skiljer sig så mycket från konferenser i Sverige.
Avslutning
En konferensresa kan bli ett starkt verktyg för organisationer som vill samla människor kring viktiga frågor.
När miljöombytet kombineras med ett tydligt syfte och ett genomtänkt upplägg kan dagarna tillsammans skapa både energi och riktning långt efter att resan är över.
Vill ni ha hjälp med att planera er konferens utomlands?
Vi har många års erfarenhet av att planera konferenser både i och utanför Sverige. Kontakta oss gärna för ett förutsättningslöst möte så pratar vi mer.