Vad kostar en konferens och vad kostar det att låta bli?
Konferens på Hasselbacken i Stockholm med en gemensam diskussion om affärsmålen
-”Vad kostar en konferens?”
Det är ofta en av de första frågorna vi får, vilket är fullt förståeligt. För ska vi fortsätta dialogen behöver man veta vad det kan komma att kosta, eller hur? Men hur ska du veta om priset är bra eller rätt om du köper något så luddigt som “event”?
Budget är konkret. Den är förutbestämd, går att planera efter och skapar en känsla av kontroll. Samtidigt märker vi att kostnadsfrågan ofta kommer innan det viktigaste är helt tydligt: Syftet.
Vad påverkar kostnaden för en konferens?
En konferens är ingen snabb affär. Den bygger på relationer och på känslan av att vi verkligen förstår varför ni vill samlas. En konferens kan vara en halvdag på kontoret med fokus på prioriteringar och riktning. Den kan vara en tvådagars internkonferens med övernattning där teamet ska stärkas och strategin förankras. Den kan också vara en ledningsgruppsresa där avgörande beslut för kommande år ska tas.
Allt detta ryms inom samma begrepp men förutsättningarna och målen ser helt olika ut.
Det är därför kostnaden aldrig kan diskuteras utan att först prata om syftet. Att fråga vad en konferens kostar utan att ha definierat vart man är på väg är lite som att vilja ha priset på en resa innan man bestämt destination. Det går att ge en uppskattning, men det säger väldigt lite om värdet man faktiskt får.
Varför syftet är viktigare än budgeten
Det vi ofta ser är att planeringen börjar i det praktiska. Lokal bokas, program skissas, aktiviteter diskuteras och gästlistan skickas ut. Först därefter ställs frågan om vad som faktiskt ska vara annorlunda när deltagarna åker hem. Om ens då, för att vara helt ärlig.
När riktningen inte är helt förankrad riskeras besluten att bli fler och processen att ta längre tid. Det är sällan ambitionen i sig som driver kostnaden uppåt utan otydligheten.
En mindre konferens med ett genomtänkt syfte och en tydlig struktur kan i många fall skapa större effekt än ett större arrangemang där målbilden är oklar. Nu börjar vi förstå att det inte handlar om storlek och antal personer utan om intention.
När vi diskuterar budget försöker vi därför alltid backa ett steg. Vad ska vara annorlunda efteråt? Hur ska känslan vara hos deltagarna? Vilka beslut ska vara fattade? Vad ska ha förflyttats i organisationen?
När de frågorna är besvarade blir budgeten en del av lösningen snarare än ett hinder i samtalet som får allt att låta… dyrt.
Hur skapar man en lönsam konferens?
Är en konferens lönsam? Ja, absolut - om den är strategisk. En genomtänkt konferens som är kopplad till tydliga affärsmål kan skapa både konkret och långsiktig affärsnytta. Det kan handla om snabbare beslutsfattande, bättre förankring av strategiska initiativ eller en starkare intern samsyn. Det kan också få medarbetarna att prata gott om företaget även utanför organisationen och stanna längre på ett bolag de trivs på, där de får vara med och påverka på olika sätt.
Konferenser bör därför inte ses som en paus från verksamheten utan vara en del av den.
I våra ögon ska en konferens vara spännande, rolig och samtidigt ge något tillbaka till företaget. Det är en investering både på pappret och i medarbetarna och ambitionen är alltid att värdet ska vara större än insatsen.
Vad kostar det att låta bli?
Självklart kostar en konferens pengar - det gör alla investeringar i människor, utveckling och kommunikation. Den mer intressanta frågan är dock ibland inte vad konferensen kostar – utan vad det kostar att låta bli att samla, förankra och skapa tydlighet. Det är där diskussionen egentligen börjar.
Vanliga frågor om vad en konferens kostar
-
Det beror på upplägg, plats, längd och ambitionsnivå. En halvdag på kontoret skiljer sig markant från en tvådagars konferens med övernattning. Det viktigaste är att kostnaden kopplas till syfte och mål.
-
Plats, antal deltagare, innehåll, aktiviteter, teknik och logistik påverkar budgeten. Men det som ofta driver kostnader är otydlighet i mål och beslut.
Vi anpassar varje upplägg till den specifikt satta budgeten som finns. -
En konferens utan tydligt syfte riskerar att bli en kostnad. En strategiskt planerad konferens är en investering i kultur, riktning och affärsnytta, vilket kan ge fantastisk effekt för bolaget och medarbetarna!
-
Ja! Genom att koppla konferensen till tydliga affärsmål går det att följa upp exempelvis beslutsfattande, engagemang, retention och strategisk förankring.
Läs mer om detta här.
Kontakta oss för ett möte om er nästa konferens
Vill ni ha hjälp med att sätta er konferensstruktur inför nästa event? Vi hjälper er att få ut mesta möjliga för den budget ni satt och hjälper även till att följa upp när konferensen är genomförd.