Varför blir vissa event riktigt bra och andra bara… okej?

Det är sällan agendan i sig som avgör om ett event blir bra, även om det ofta är där många börjar sin planering.

Frågor kring aktiviteter, innehåll och upplägg är såklart viktiga och de fyller en del i att skapa struktur under dagen. Samtidigt ser vi gång på gång att det inte är just de delarna som deltagarna bär med sig efteråt.

När vi tänker tillbaka på konferenser och företagsevent som vi själva minns, oavsett om vi själva deltagit eller varit med och skapat dem, är det sällan någon återger exakt vad som stod i programmet. Det som stannar kvar är snarare känslan, sammanhanget och det som stack ut lite i programmet.

Det som faktiskt gör skillnad i ett event

Efter många år av arbete med konferenser och företagsevent blir det tydligt att det finns vissa faktorer som återkommer i de event som verkligen skapar effekt. Det handlar inte nödvändigtvis om vad som görs utan om hur det upplevs av deltagarna.

Ett tydligt syfte och mål är alltid avgörande. När deltagarna förstår varför de är där och vad som förväntas hända, skapas en helt annan känsla i rummet. Det blir lättare att ta till sig innehåll, delta i diskussioner och känna att tiden används på rätt sätt. Därför är det, tycker vi, viktigt att börja med konferensen innan den ens börjat. På kontoret till exempel.

Här blir också upplevelsen runt omkring en viktig del. Miljön, platsen och de aktiviteter som bryter av under dagen påverkar ofta mer än man tror. Ett miljöombyte kan skapa nya perspektiv och gemensamma upplevelser – oavsett om det handlar om en aktivitet, en middag eller något enklare – kan öppna upp för samtal som annars inte hade uppstått.

Energin i rummet spelar också en stor roll - även om den kan vara svårare att sätta fingret på. Den märks istället i hur människor interagerar med varandra i pauserna, i hur engagerade de är under programpunkterna och i hur naturligt samtal uppstår dem emellan.

Relevansen i innehållet är en annan faktor som ofta underskattas. När deltagarna känner igen sig i det som tas upp och ser en tydlig koppling till sin egen vardag så händer det något. Innehållet blir inte bara intressant utan också användbart.

Vi ser också att de event som fungerar bäst ger utrymme för dialog och inte bara envägskommunikation. Många av de mest värdefulla insikterna uppstår i samtalen mellan människor, snarare än i presentationerna på scenen.

Och kanske viktigast av allt: de event som verkligen gör skillnad är de som lever vidare efter att de är slut. Det märks i hur människor pratar om det som hänt, vilka initiativ som tas och hur organisationen rör sig framåt.

Varför många event stannar vid att vara “bra”

De flesta företag kan planera och genomföra ett event som fungerar bra. Det är ofta välorganiserat, uppskattat av deltagarna och upplevs som lyckat i stunden.
Ändå är det vanligt att det inte leder till så mycket mer än just det.

En anledning är att event och konferens ofta planeras som en egen aktivitet, snarare än som en del av ett större sammanhang. När vi inte har en tydlig tanke kring om vad som ska hända efteråt, eller hur eventet kopplar till organisationens mål och riktning, riskerar mycket av värdet att stanna i rummet där det ägde rum.

Det är också där vi ofta ser att potential går förlorad.

En annan startpunkt i planeringen

-”Jaha, hur ska vi göra då?”

I vårt arbete med konferenser och event har vi valt att börja i en annan ände.
Istället för att direkt gå in i agenda och innehåll utgår vi från en grundläggande fråga:

👉 Vad ska vara annorlunda efteråt?

Det kan handla om allt från tydligare riktning i organisationen till nya affärsmöjligheter, stärkt samarbete eller ökat engagemang hos medarbetarna.

När svaret på den frågan är tydligt blir det också lättare att fatta beslut kring innehåll, format och upplägg. Det skapar en röd tråd genom hela eventet och ökar chansen att det faktiskt leder till något mer än en bra dag.

Sammanfattning

Det är lätt att tro att ett lyckat event framför allt handlar om rätt talare, en genomarbetad agenda och ett professionellt genomförande. Och det är viktigt, absolut, men i många fall handlar det snarare om att skapa ett sammanhang där människor förstår, känner och vill något mer när de lämnar rummet. För vem har sagt att det ena utesluter det andra?

Det är inte alltid enkelt att åstadkomma men det är ofta där skillnaden uppstår mellan ett event som fungerar – och ett event som faktiskt gör avtryck och skillnad.

Vill ni få ut mer av era event?

Många av de företag vi pratar med känner igen sig i just det här – att eventen i sig ofta fungerar bra men att det finns mer potential att hämta, både före, under och efter.

Ibland handlar det om att tydliggöra syftet. Ibland om att koppla ihop eventet med marknadsföring och sälj. Och ibland om att bara få ett utifrånperspektiv på hur allt hänger ihop.

Vill ni bolla tankar kring era kommande event eller hur ni kan få ut mer effekt av det ni redan gör så får ni gärna höra av er till oss. Vi ses!