-”Idag är event viktigare än någonsin och vi behöver inte ens motivera det längre.”

Det görs mycket event just nu. Fler företag satsar, fler initiativ startas och event har blivit en självklar del av både marknadsföring och interna strategier. Vi ser det i allt från kundevent och lanseringar till interna konferenser och kulturbyggande satsningar.

Parallellt växer intresset från flera håll. Fler vill arbeta med event, bolag bygger upp egna interna resurser och allt fler eventbyråer etablerar sig på marknaden. Det är tydligt att upplevelser har fått en större och mer central roll i hur företag kommunicerar och bygger relationer. Lite som sociala medier-boomen var för ett par år sedan, minns ni?

Det är dock inte svårt att förstå varför. Event är ett av väldigt få sammanhang där människor faktiskt möts på riktigt, relationer byggs face-to-face och varumärken får ta fysisk form.

-”Idag är event viktigare än någonsin och vi behöver inte ens motivera det längre”, menar Malin Granat, VD på Eventolution.

Ett högt tempo och bra event

Vi möter många företag som lägger både tid och engagemang på sina event. Planeringen är genomarbetad, genomförandet professionellt och upplevelsen i många fall riktigt stark. Det är tydligt att nivån har höjts de senaste åren och att fler har blivit skickliga på att skapa event som betyder något både internt och externt.

Det finns med andra ord mycket som fungerar riktigt bra, samtidigt som det går att se ett återkommande mönster när man lyfter blicken från ett specifikt event till helheten.

När event lever parallellt med resten av verksamheten

I många organisationer driver man idag event från olika håll. Marknad ansvarar för vissa delar, HR för andra och sälj är involverade där det passar. En presentation knåpas ihop från något håll, aktiviteter för teamwork från ett annat. Det saknas ofta en tydlig röd tråd och gemensamma mål vilket inte behöver innebära ett sämre resultat, men gör att eventen utvecklas parallellt snarare än tillsammans.

-“Det är sällan kvaliteten på själva eventet som brister. Det som saknas är kopplingen till en större helhet och företagets utveckling i sig. Vi vill ju att företagen ska ‘passa på’ att dra nytta av eventen marknadsföringsmässigt och att dessa event eller konferenser blir en del av framgången – hur allt hänger ihop och hur resultaten kan följas upp” berättar Malin. “När event inte kopplas till övergripande mål, marknadsstrategi eller affär blir det också svårare att avgöra vilken effekt de faktiskt har. De blir något som genomförs, snarare än något som driver bolaget vidare.”

En växande eventbransch med fokus på upplevelse

Den ökade efterfrågan märks också i hur branschen utvecklas. Fler aktörer etablerar sig, fler kompetenser tillkommer och fler företag väljer att ta in stöd från en eventbyrå i olika former. Kompetensen ökar, idéerna blir fler och kvaliteten på genomförandet fortsätter att utvecklas.

Samtidigt innebär det att mycket fokus hamnar på själva upplevelsen – på produktion, schema, underhållning och känsla – medan kopplingen till marknadsföring, innehåll och långsiktig effekt inte alltid får samma utrymme.

De event som skapar mest värde hänger ihop

De event som skapar mest värde är sällan de som uppstår från tomma intet och blir nödvändiga insatser. De är en del av ett större sammanhang där syfte, innehåll och uppföljning hänger ihop med resten av organisationens arbete. När eventen blir en del av marknadsplanen eller ett sätt att bygga employee branding.

Det handlar om att tydligt förstå varför ett event genomförs, vilken roll det spelar i marknadsföringen och vad som ska hända innan, under och efteråt. När den kopplingen finns blir det inte ”bara ett event” utan ett verktyg som bidrar till relationer, affär och varumärkesutveckling.

“När event hänger ihop med övrig marknadsföring blir de något mer än en aktivitet. Det blir en del av ett arbete som driver bolaget framåt och marknadsföringen där är av rang vill jag lova!” säger Malin.

Att ta in en eventbyrå handlar inte alltid om omfattning

I det arbetet ser vi också att behovet av extern hjälp kan se olika ut. För vissa handlar det om att ta ett helhetsgrepp kring strategi, planering och genomförande. För andra handlar det om att få in ett perspektiv utifrån som kan bidra med struktur, prioritering eller koppling till marknadsföringen och hur det går att få ut mesta möjliga från det som planeras och ska genomföras.

Det innebär att värdet av en eventbyrå inte nödvändigtvis ligger i omfattningen av uppdraget utan i att rätt delar får rätt fokus. I många fall är det just i de tidiga diskussionerna, i riktningen och helheten, som de största skillnaderna märks tydligt.

Börja i syftet och inte i formatet

De organisationer som får mest effekt av sina event börjar sällan i checklistan utan i syftet. Vad ska eventet leda till, hur hänger det ihop med övriga insatser och vilken roll spelar det i ett större sammanhang? När de frågorna är tydliga blir också besluten kring innehåll, upplägg och genomförande enklare att ta.

Event i sig är sällan problemet som ska behöva försvaras för att bli en investering värd att satsa på. Utmaningen ligger oftare i hur de används och hur väl de hänger ihop med resten av verksamheten. Hur ni ska kunna mäta, följa upp och veta om det var värt pengarna eller inte.

En möjlighet som redan finns

När event ses som en integrerad del av marknadsföring och affär istället för en “kul dag”, förändras också värdet.

-”I många fall handlar det inte om att göra mer utan om att få mer effekt av det man redan gör. Det visar också att många redan sitter på en större möjlighet än de kanske tror.” säger Malin.

För när event får ta en tydligare roll i helheten händer något. Det blir enklare att prioritera, följa upp och faktiskt förstå vad det bidrar till.

Och kanske är det just där nästa steg finns, inte i att göra mer, utan i att se det man redan gör på ett lite mer strategiskt sätt.

Kontakta oss för ett möte

Vi tar gärna ett möte, fysiskt eller digitalt, för att prata mer om vad vi skulle kunna göra för er och hur vi kan spetsa till era event, konferenser eller marknadsföring.