-“Event borde vara en del av marknadsplanen”

Event har länge hamnat lite vid sidan av marknadsplanen.

Effekten finns där, men event upplevs ofta som stort, kostsamt och svårt att greppa och svår att sätta KPI:er på. För hur kan vi egentligen mäta en upplevelse?
Samtidigt ser vi, genom vårt arbete med organisationer i olika branscher och storlekar, hur möten, konferenser och event gång på gång bidrar till något som många andra marknadsinsatser har svårt att åstadkomma: Verkligt engagemang, relationer och tillväxt.

"Event bedöms fortfarande ofta som en kostnad, medan andra marknadsinsatser ses som investeringar per automatik. Där tror jag att många organisationer behöver vända på perspektivet." – Malin Granat, VD Eventolution

Event är inte ett “nice to have” – det är ett verktyg

När man bryter ner vad organisationer faktiskt vill uppnå med sin marknadsföring handlar det ofta om samma grundläggande saker: Bygga relationer, skapa engagemang och få människor att röra sig i samma riktning (med andra ord: Köpa det som erbjuds).

"Det intressanta är att event är ett av få format som kan göra allt det där samtidigt – både internt och externt" börjar Malin.

"Och ändå hamnar event ofta vid sidan av marknadsplanen, som något man gör utöver – inte som en del av strategin" flikar kollegan och medgrundare Louise Stensson in. “När människor samlas i samma rum händer något annat än i digitala kanaler. Samtalen blir djupare, relationer stärks och budskap får fäste på ett mer mänskligt sätt. Det kan inte någon kampanj i hela världen mäta sig med.”

Louise - redo för ett kontorsevent för Boomr.

Effekt - viktigare än synlighet

Efter några år av försiktighet märks ett tydligt skifte hos många organisationer. Blicken riktas framåt men med större eftertanke kring vad som faktiskt ger effekt.

-"Vi upplever att många inte vill göra mer – de vill göra rätt. De har sin budget och vill såklart maximera den till fullo, vilket jag förstår - det vill ju vi också! Eventen handlar för oss om att ta den budgeten och få ut mesta möjliga. Mycket av det som sker på ett event kan ju också användas i andra syften som till exempel en eventfilm - en som visar hur roligt man har på företaget och på så sätt locka nya medarbetare. Samma film kan också visa på en stärkt employee branding och att man tar hand om de anställda - idag betyder den delen allt för framgång i ett bolag!” Louise pausar. “Men vad händer med nöjda medarbetare som är så stolta över sin arbetsplats att de gärna delar den här filmen vidare på till exempel sociala medier? Jo, där kommer ju den där marknadsföringen som du annars budgeterar för i dyra kampanjer. Och det bästa av allt? Den här marknadsföringen sker av egen vilja och är flera gånger starkare än digitala annonser. Det är en marknadsföring som kommer från hjärtat.” Avslutar hon och öppnar upp armarna.

-"Precis så. Det räcker inte längre att synas på sociala medier och i annonser - vi har alldeles för mycket digitala intryck att ta till oss under dagen. Det här märks även under en konferens där informationen behöver nås av mottagaren på ett annat sätt idag. Att ha en konferens 8-17 utan ett syfte och bra planerat schema - DET är pengar i sjön. Organisationer vill skapa sammanhang där människor förstår vart man är på väg och varför - och vi är experter på att hjälpa till med just det" fortsätter Malin och ler. Hon påminner oss också om att hon aldrig varit den klassiska säljaren och hur det tar emot att ens lägga till det där sista.

-“Jag vet att vi bygger vår bransch på just relationer och det är vi så noga med. Det är svårt att skapa en varm relation på kalla samtal, men visst blir jag ändå lite nyfiken på vad som skulle hänt om vi vågade prova. Dock tycker jag själv att det är mycket roligare att ses och sätter hellre ihop en härlig lunch med ett roligt gäng så att man hinner prata längre än en två minuter och på så sätt lära känna varandra.”

Det är i skärningspunkten mellan strategi, människor och kommunikation som event verkligen kommer till sin rätt. När syftet är tydligt och innehållet genomtänkt kan ett möte göra flera saker samtidigt så som att samla organisationen kring gemensamma mål, förtydliga riktning och skapa engagemang som faktiskt leder till handling.

Samtidigt blir event ett sätt att arbeta smartare med befintliga resurser. Det som händer på plats – samtalen, energin, upplevelsen – kan tas vidare i form av innehåll, berättelser och kommunikation som lever långt efteråt. På så sätt förstärker event både den interna kulturen och den externa bilden av organisationen.

Det är då event slutar vara en punkt i kalendern och i stället blir ett nav som andra insatser kan utgå ifrån – ett sammanhang där människor förstår varför, inte bara vad.

Det behöver inte vara stort – men det behöver vara genomtänkt

En vanlig missuppfattning är att event alltid måste vara stora, dyra och komplexa.

Många drar sig för ordet event just för att det låter så stort, men i praktiken handlar det ofta om struktur, ansvar och att någon håller ihop helheten.

-"Ett mindre möte eller en intern konferens kan vara minst lika värdefullt som ett stort arrangemang – ibland mer, om syftet är tydligt" säger Louise. “Ett event är ju en händelse och där är det bara fantasin som sätter gränser. Det kan vara en konferens på kontoret, en konferens på varmare breddgrader, en lansering, butiksöppning, AW - det är en händelse för ett företag som inte hör till det ordinarie schemat.”

Event som en naturlig del av marknadsplanen

När event kopplas tydligare till marknads- och kommunikationsarbetet blir de inte ett sidospår, utan ett strategiskt verktyg bland flera. Ett sätt att samla det som annars ofta ligger utspritt: budskap, människor, kultur och riktning.

I stället för att se event som något som sker vid sidan av den ordinarie kommunikationen, kan de fungera som ett nav där flera delar möts. Här kan strategiska mål förankras, berättelser skapas och relationer fördjupas – både internt och externt. Det är också här organisationer får möjlighet att visa vilka de är, inte bara vad de säger att de står för.

“Event är inte en återstart efter lågkonjunkturen. Det är ett sätt att sätta riktning framåt.” – Malin

När människor får mötas i ett sammanhang där syfte, innehåll och upplevelse hänger ihop, skapas en gemensam förståelse som är svår att bygga på andra sätt. Det blir lättare att engagera, lättare att kommunicera och lättare att ta nästa steg tillsammans.

På så sätt blir event inte en punkt i kalendern – utan en del av helheten. Ett verktyg som stärker både marknadsarbetet, kulturen och organisationens långsiktiga utveckling.

Vill ni lägga en strategi kring hur ni kan arbeta med strategiska event framöver? Kontakta oss gärna för ett förutsättningslöst möte där vi kan prata mer.