När ska man ta in en eventbyrå – och när ska man inte?
När är det rätt att anlita en eventbyrå vid planering av event?
Att anlita en eventbyrå är inte alltid det självklara valet. Och det borde det inte vara heller.
Många som planerar event ställer sig frågan:
När ska man ta in en eventbyrå – och när ska man göra det själv?
Svaret är sällan svart eller vitt. Det handlar inte om storlek, utan om tid, fokus, erfarenhet och effekt.
När det är rätt att ta in en eventbyrå
Det finns vissa situationer där en eventbyrå gör stor skillnad.
Inte för att eventet inte kan genomföras annars – utan för att helheten blir bättre.
Du bör överväga att ta in en eventbyrå när:
Eventet är affärskritiskt eller viktigt för varumärket
Flera interna avdelningar eller intressenter är involverade
Det saknas tid eller tydligt ägarskap internt
Eventet kräver struktur, samordning och erfarenhet
Du vill att någon håller ihop helheten från start till mål
En bra eventbyrå gör inte bara saker snygga.
Den ser till att rätt saker händer i rätt ordning – och att inget faller mellan stolarna.
När det kan vara rätt att göra eventet själv – eller med hjälp
Alla event behöver inte extern hjälp.
I vissa fall är det både rimligt och effektivt att planera eventet internt.
Samtidigt väljer många att ta in en eventbyrå även här – som stöd, bollplank eller projektledning.
Inte för att göra mer, utan för att göra det smidigare, tryggare och mer effektivt.
Det kan vara bättre att göra eventet själv när:
Eventet är litet, enkelt eller återkommande
Syfte, målgrupp och format redan är tydliga
Ni har tid, erfarenhet och ansvarsfördelning på plats
Eventet inte kräver omfattande logistik eller samordning
Att göra det själv kan fungera väldigt bra – om förutsättningarna finns.
Eventbyrå även för mindre och återkommande event
Mindre event och återkommande format är ofta där den största nyttan finns.
Här kan en eventbyrå bidra genom att:
skapa struktur som går att återanvända
effektivisera planering och genomförande
säkerställa en jämn kvalitet över tid
avlasta interna resurser
Den vanligaste missuppfattningen
En vanlig tanke är:
“Vi kan det här själva.”
Och ofta stämmer det.
Men frågan är inte alltid om man kan – utan vad det kostar i tid och fokus.
När event planeras internt ser vi ofta att många personer blir involverade parallellt, beslut tar längre tid och ansvar blir otydligt.
Resultatet blir sällan dåligt – men ofta mer stressigt än nödvändigt.
Så vet du om du behöver en eventbyrå
Ställ dig själv följande frågor innan du bestämmer dig:
Har vi tid att driva detta utan att det påverkar annat arbete?
Finns det en tydlig ansvarig som äger helheten?
Är eventet tillräckligt viktigt för att inte lämnas åt “det löser sig”?
Om svaret är nej på flera av dem – då är det ofta läge att ta in extern hjälp.
Sammanfattning
Att anlita en eventbyrå handlar inte om att lämna ifrån sig kontroll.
Det handlar om att skapa rätt förutsättningar för ett lyckat event.
Ibland är det smartast att göra det själv.
Ibland är det smartast att ta in erfarenhet.
Det viktiga är att valet är medvetet.
Vanliga frågor om att anlita eventbyrå
När är det värt att anlita en eventbyrå?
När eventet är viktigt för affär, varumärke eller relationer och kräver struktur, samordning och erfarenhet.
Vad gör en eventbyrå som man inte kan göra själv?
En eventbyrå håller ihop helheten, identifierar risker tidigt och säkerställer rätt prioriteringar genom hela processen. Dessutom har de ofta ett upparbetat nätverk som kan ge bättre lösningar – både ekonomiskt och upplevelsemässigt.
Kan man anlita eventbyrå för mindre eller återkommande event?
Ja. Många anlitar eventbyrå som stöd eller projektledning även för mindre och återkommande event för att spara tid och säkerställa kvalitet.
Behöver alla event en eventbyrå?
Nej. Enkla och återkommande event kan ofta hanteras internt, förutsatt att tid, kompetens och ansvar finns på plats.
Vill du bolla hur mycket stöd som är rätt för just ert event?
Hör gärna av dig – vi anpassar alltid samarbetet efter behov.