8 tips för ett lyckat event
Häromveckan höll jag en föreläsning för ett 30-40-tal studenter som ville veta mer om service och tips på hur man levererar ett lyckat event. Istället för att låta presentationen gå till spillo efteråt så bestämde jag mig för att lägga den här också. Här kommer därför 8 tips för ett lyckat event!
Tips #1: Vad är syftet med eventet och vad har man för mål? Genom att besvara de här frågorna kan du skapa en röd tråd tillsammans med din kund att ha med sig hela vägen under både planering och utförande. Det kan vara allt från att vilja få andra att köpa något på plats eller inom en snar framtid, eller så kan det till exempel vara att få ha en rolig kväll med sina gäster. Hur du väljer att agera under vissa frågeställningar när ni planerar eventet får olika utfall beroende på målet med ert event många gånger.
Tips #2: Tänk nytt! Att gå på den klassiska mässan och sicksacka mellan montrarna brukar i 9 fall av 10 vara rätt omotiverande vilket är det sista vi vill när vi anordnar event. Det tar både mycket tid och är samtidigt ett ypperligt tillfälle att inspirera kunden och skapa något mer minnesvärt. Men det är inte bara under en mässa som vi ska tänka så - det är ju genom alla typ av arrengemang! Våga tänk nytt, stort och en bra bit utanför den välkända boxen.
Tips #3: Fundera ut hur ni ska dela er vision med kunden. En del kunder kommer förstå precis hur utfallet kommer att bli när du sitter och berättar hur ni till exempel tänkt dekorera lokalen, men en del har också svårt att se visionen framför sig. Du måste därför fundera ut hur du ska visa denna för kunden. Moodboards, datorprogram, rita på tavlan? (Yes, vi har haft en kund som älskade just tavlan) Ta det som passar er bäst!
Tips #4: Uppdatera! Det finns kunder som önskar få veta allt som sker längs med förloppet, kunder som inte vill veta utan istället bli överraskade, sen finns det kunder som tror att de inte vill veta, men där nyfikenheten tar över och de ändå vill bli informerade utan att säga det. Ha gärna ett ställe dit kunderna kan gå för att hela tiden se senaste nytt. Teams, Trello, samlade dokument på Google Drive eller liknande.
Tips #5: Budgetfrågan. Ibland springer pengarna iväg mer än man tänkt sig (och ibland även tvärtom givetvis) och det kan lätt skapa lite panik. “Vad ska kunden säga?”, “Jag hade ju tänkt det här också?”, “Vad ska jag prioritera?”. Mitt tips är att alltid fråga kunden om man kan lägga till/byta ut saker för att få till den där sista idén du kom på. Ibland är kunden benägen att betala mer för en ÄNNU bättre upplevelse.
Tips #6: Sista checken flera gånger. Innan det är dags för event så är mitt tips att titta igenom allt ett par extra gånger. Se över det som blivit tryckt, om tekniken fungerar och om dekorationen ser ut så på borden som du tänkt dig. Kör även gärna ett genrep om ni ska hålla ett visst schema på dagen!
Tips #7: Var ute i god tid! Allt tar alltid längre tid än man tror och det är viktigt att ni är på plats tidigt för att hellre kunna lämna tidigt om det går fort.
Tips #8: Ha kul och var kul! Skapa dig ett nätverk som tycker om att vara omkring dig och hjälp till. Det är viktigt att man visar sina leverantörer förtroende och uppskattning för att även de ska vilja/orka göra det lilla extra när du ska ha event. Även om någon blir sjuk - att det då finns någon som kan hoppa in och ta den platsen. Vi hade en fotograf en gång som blev sjuk två timmar innan en stor fotografering - då var det rätt skönt att ha en till att ringa…! :)
Det finns många tips och bra saker att tänka på under ett event, men försök att tänka igenom er eventet i huvudet och bocka av allt som behöver bockas av. Skriv ner allt och försök vara flera som bollar idéerna för att utveckla dem till att bli ännu bättre!
Hoppas ni tyckte om inlägget så hörs vi snart igen!
/Malin